قبل شراءك لبرنامج الحضور والانصراف للموظفين يجب ان يكون الحد الأدني من المميزات هو التالي :
• يعمل النظام من خلال متصفحات الانترنت – web based
• النظام يعمل باللغتين العربية والانجليزية مع امكانية إضافة لغات اخرى.
• عدد غير محدود من الموظفين والمستخدمين
• إمكانية عمل النظام على قواعد البيانات التالية:
o MS SQL Server, Oracle, MySQL and PostgreSQL
• عدة تصاميم للواجهات والشاشات يمكن للمستخدم الاختيار بينها.
• النظام قابل للتحديث تلقائياً
• تصمم التقارير بأكثر من شكل لتتناسب مع التصميم المختار للنظام.
• تحتوي التقارير على شعار الجهة المستخدمة للنظام في العناوين.
• الإحصائيات التي يتم عرضها تكون ملونة وعبارة عن رسوم بيانيه حيث تصبح البيانات أكثر وضوحا للمستخدم.
• ميزة الخدمات الذاتية للموظفين – employees self service – ESS
• التنبيهات تلقائية
• النظام يرسل بريد إلكتروني للمستخدم الجديد فور اضافته وتوضيح صلاحيته.
• يتم إرسال بريد إلكتروني لتنبيه المستخدم إذا فشل في الدخول على النظام أكثر من مره في نفس الوقت
• ارسال تقارير مباشرة من النظام الى الإدارة على البريد الالكتروني بصفة دوريه عن أداء الموظفين وحركة الحضور والانصراف.
• خاصية التنبيهات وارسال بريد الكتروني الى مدير القسم قبل فترة محدده من انتهاء وثائق الموظف.
• تسجيل كل الحركات والأوامر التي تتم على النظام من (إضافة، تعديل، إلغاء) مع إمكانية استخراج تقارير تفصيليه شامله عن ذلك (Log View).
• تسجيل وحساب فترات التأخير والغياب تلقائياً ومعالجتها حسب القوانين المعتمدة في المؤسسة وتخزينها في سجلات الموظفين.
• حفظ سجل لكل موظف بعمليات الحضور والانصراف للرجوع إليه عند الحاجة.
• وجود نظام صلاحيات كامل ومتطور لكل شاشة او عملية تتم على النظام.
• يمكن تحديد صلاحيات عامة لموظف او لقسم او لمسمى وظيفي معين.
• يمكن تحديد صلاحيات مختلفة لكل مستخدم بالنظام على حسب الشاشات والعمليات التي يمكن ان تتم على النظام.
• وجود نظام صلاحيات خاص بالتقارير فكل مدير قسم يستطيع متابعة تقارير موظفي القسم الخاص به.
• تحديد لكل إدارة صلاحيات للتحكم في بيانات موظفيها فقط.
• تختلف الواجهة الرئيسية للنظام بالنسبة لكل مدير قسم حيث تعرض إحصائيات عن موظفي القسم التابع له.
• يمكن تعديل او حذف صلاحيات المستخدم على الشاشات او العمليات التي يمكن ان يتعامل معها على النظام.
• يمكن تحديد الموظف كمدير قسم معين مع صلاحيات متابعة الحضور والانصراف للموظفين القسم التابع له.
• إمكانية إعطاء المدير المباشر صلاحية تطبيق خصومات على موظفي الإدارة الخاصة به تبعا لقوانين الحضور والانصراف بالمؤسسة.
• يمكن تحديد مدير النظام المسموح له بالإضافة والتحديث وحذف البيانات.
• للنظام القدرة الكاملة على التحكم ومتابعة عمل أجهزة البصمة.
• يعمل النظام ليتحكم بحركة الدخول والخروج Access Control System حيث يمكن ربط النظام مع أكثر من جهاز بصمة في نفس الوقت واستخراج التقارير لكل جهاز على حده ومتابعة حركة الدخول والخروج للموظفين من خلال النظام مع امكانية تحديد الية العمل لكل جهاز بصمة ليكون للدخول والخروج معا او للدخول فقط أو الخروج فقط.
• النظام يسمح بربط بصمة كل مستخدم باسمه والرقم السري الخاص به للدخول على النظام لضمان حماية البيانات.
• يمكن للمستخدم الدخول على النظام بالبصمة دون الحاجة لكلمة السر.
• يمكن الدخول على النظام بعدد لانهائي من المستخدمين بنفس الوقت وفقا لصلاحيتهم.
• ممكن للنظام أن يتعامل مع عدد لانهائي من المستويات الإدارية.
• النظام يسمح بتحديد هيكل المؤسسة عن طريق إضافة الأقسام ومدراء الأقسام والموظفين التابعين لكل قسم.
• يتم ربط الموظف بإدارة معينه ويمكن نقل الموظف من إدارة الى اخرى مع الاحتفاظ بسجلات الموظف.
• النظام يعمل على قاعدة بيانات قابلة لاستيعاب عدد لانهائي من البيانات.
• وجود نظام الحماية على قاعدة البيانات بحيث لا يمكن لأحد الوصول لبيانات الموظفين.
• النظام يسمح بإضافة المسميات الوظيفية الموجودة بالمؤسسة وتحديد القسم التابع له كل مسمى وظيفي.
• يمكن إرفاق المستندات والوثائق الشخصية لكل موظف ضمن بياناته الشخصية (User Profile) على النظام (صورة العقد، الجواز، المدنية. الخ).
• النظام يوفر خاصية البحث عن الموظف من خلال (الاسم، الرقم الوظيفي، رقم الملف، رقم البصمة، البريد الإلكتروني. الخ).
• يمكن اضافة جميع أنواع العطل الرسمية بالنظام المحددة سابقاً او الطارئة في اي وقت وربط حضور وانصراف الموظفين معها.
• يمكن استثناء موظف او قسم او مسمى وظيفي من عطله رسمية محدده وربط ذلك مع حضور وانصراف الموظف تلقائياً.
• يمكن اضافه اي نوع من أنواع الإجازات وتحديد ان كانت مدفوعة ام لا وعدد أيام الإجازة.
• يمكن استثناء موظف او قسم او مسمى وظيفي معين من إجازة معينه وربط ذلك مع حضور والانصراف للموظف تلقائياً.
• يسمح النظام للموظف بقطع الإجازة خلال فترة الإجازة وربط ذلك مع حضور وانصراف الموظف تلقائياً.
• التأكد من مطابقة الاستئذانات والإجازات للقوانين واللوائح التابعة المؤسسة ورصيد إجازات وإستئذانات الموظف.
• يمكن إضافة عدد غير محدد من أنواع المهمات الرسمية (دورات تدريبية، انتداب، مؤتمرات، دوام خارج العمل …. الخ) وإمكانية التعديل عليها على حسب صلاحية المستخدم.
• يمكن ربط موظف او قسم او مسمى وظيفي معين مع مهمة رسمية محددة وربط ذلك مع الحضور والانصراف للموظف تلقائياً.
• النظام بالمرونة الكافية لإضافة جميع الدوامات والورديات المختلفة ولتغطية جميع الاحتمالات الطارئة والمستقبلية مثل:
o دوام إداري
o دوام ورديات
o دوام متعاقب
o نظام 24 ساعة
o نظام الدوام الليلي
o نظام الفترات الاختيارية
o نظام فترات الطوارئ
o أي نوع اخر وفقاً للدوامات الموجودة في الجهة المستخدمة للنظام
• يمكن ربط موظف او قسم او مسمى وظيفي بنوع دوام معين وربط ذلك مع حضور وانصراف الموظف تلقائياً.
• يمكن إضافة عدد غير محدد من أنواع الاستئذانات وتحديد أقصى عدد لطلب كل استئذان للموظف او القسم او مسمى وظيفي معين.
• النظام يحتوي على إمكانيه إعفاء موظف او قسم او مسمى وظيفي من:
o الحضور متأخرا
o الانصراف مبكرا
o عدم توقيع الحضور
o عدم توقيع الانصراف
• امكانية تعبئة وطباعة النماذج الحكومية آلياً للموظف او لمجموعة من الموظفين في وقت واحد (إذن عمل، تجديد، تحويل…. الخ).
• النظام قابل للتعامل مع اي نظام آخر في بيئات عمل مختلفة.
• يوفر النظام دعم كامل للتاريخ الهجري والميلادي.
• إمكانية تعديل دوام رمضان
• وجود شاشة خاصة لطباعة بطاقة هوية للموظفين او الزوار.
• يتيح النظام إضافة جميع الدول للتعامل مع الجنسيات المختلفة للموظفين.
• النظام يتعامل مع أكثر من نوع من قواعد البيانات.
• يقوم النظام بأخذ نسخ احتياطية (Backup) من قاعدة البيانات تلقائيا بصفه دوريه او فترات محددة من قبل مدير النظام.
• يمكن اعداد النظام ليعمل على حسب اللوائح والقوانين الخاصة بالجهة.
• إمكانية تصميم تقارير خاصة جديدة وفقاً للحاجة من قبل المستخدم وجعلها متاحة لباقي الموظفين (Report Generator).
• يمكن فصل تقارير الموظفين المنتهية خدماتهم عن باقي الموظفين وذلك لسهولة ووضوح البيانات المعروضة.
• سهولة الحصول على التقارير المختلفة في أي وقت حسب الاختيارات المتاحة مثل (إدارة أو موظف أو وظيفة وبتواريخ مختلفة يتم تحديدها من قبل المستخدم).
• ربط نظام الحضور والانصراف مع النظام الحالي الداخلي للموظفين (Single Sign on)
التقارير
• تفصيل الحضور والانصراف
• تقرير الحضور والانصراف (يومي / شهري / سنوي).
• تقرير عن أوقات الحضور والانصراف طبقا للمداخل والمخارج.
• كشف التأخيرات اليومية مبينة على الأقسام.
• تقرير الغياب.
• تقرير الاستئذانات.
• تقرير بالتخلف عن موعد العودة من إجازة.
• تقرير الوقت الإضافي.
• تقرير الخصومات.
• تقرير عدم توقيع حضور وانصراف.
• تقرير شهري تفصيلي عن ساعات العمل والتأخير والغياب والدوام الإضافي.
• التقرير الشهري والسنوي.
• التقرير حسب النوبة.
• التقرير عن أجهزة البصمة.
• التقرير عن نظام حضور وانصراف 24 ساعة.
• التقرير عن نظام حضور وانصراف الإداري أو النوبات.
• تقرير الموظفين على حسب النوبة والأقسام والإدارات.
• تقرير الإعفاءات
• تقرير المهمات الرسمية
• تقرير عن المحاولات الفاشلة للتوقيع
