تحتاج الشركات والمؤسسات إلى إدخال كميات كبيرة من البيانات بشكل يومي، وتعد الفواتير والمستندات المالية من أكثر مصادر البيانات التي تتطلب المعالجة والإدخال والمراجعة.
ولهذا السبب تعتمد العديد من المؤسسات على مدخلي بيانات وموظفي إدخال الفواتير لنقل المعلومات من المستندات إلى الأنظمة المحاسبية أو أنظمة تخطيط موارد المؤسسات (ERP).
لكن مع تطور الذكاء الاصطناعي ومعالجة المستندات وOCR، بدأت هذه العملية تتغير بشكل كبير.
أصبح من الممكن استخدام نماذج الذكاء الاصطناعي لقراءة الفواتير، وفهم محتواها، واستخراج البيانات المطلوبة، وتحويلها إلى معلومات منظمة يمكن استخدامها داخل الأنظمة، مما يتيح للشركات تسريع العمل وتقليل حجم الإدخال اليدوي وخفض تكاليف التشغيل.
وتقدم شركة أنظمة الجودة حلولًا تعتمد على الذكاء الاصطناعي لمعالجة المستندات والفواتير وأتمتة استخراج البيانات، بهدف مساعدة الشركات على تقليل الأعمال اليدوية وتحسين كفاءة فرق العمل.
ما وظيفة مدخل البيانات؟
مدخل البيانات هو الموظف المسؤول عن إدخال المعلومات من المستندات أو النماذج أو الملفات إلى الأنظمة وقواعد البيانات.
وتشمل مهامه عادة:
- قراءة المستندات والبيانات.
- إدخال المعلومات إلى النظام.
- نقل البيانات بين الملفات والأنظمة.
- مراجعة البيانات المدخلة.
- تصحيح الأخطاء.
- تحديث السجلات.
- تنظيم الملفات والمستندات.
وقد تبدو هذه المهام بسيطة، لكنها تصبح عملية مكلفة عندما تتعامل المؤسسة مع آلاف أو عشرات الآلاف من المستندات.
كل فاتورة تحتاج إلى وقت للقراءة والإدخال والمراجعة، ومع زيادة حجم العمل تحتاج الشركة إلى عدد أكبر من الموظفين.
ما وظيفة مدخل بيانات الفواتير؟
مدخل بيانات الفواتير هو موظف متخصص في تسجيل المعلومات الموجودة في الفواتير داخل النظام المحاسبي أو نظام ERP.
وقد يقوم الموظف بإدخال بيانات مثل:
- اسم المورد.
- رقم الفاتورة.
- تاريخ الفاتورة.
- الرقم الضريبي.
- رقم أمر الشراء.
- وصف المنتجات أو الخدمات.
- الكميات.
- أسعار المنتجات.
- الخصومات.
- قيمة الضريبة.
- إجمالي الفاتورة.
- تاريخ الاستحقاق.
في الشركات التي تستقبل عددًا كبيرًا من الفواتير، قد يعمل فريق كامل من الموظفين على هذه المهام يوميًا.
وهنا تظهر فرصة كبيرة للأتمتة.
لماذا تعد إدخال بيانات الفواتير من الوظائف القابلة للأتمتة؟
ليست كل الأعمال المكتبية متساوية من حيث قابلية الأتمتة.
الأعمال التي تعتمد على التكرار والقواعد الواضحة والبيانات المنظمة تكون عادةً من أكثر الأعمال المناسبة للأتمتة.
وإدخال بيانات الفواتير يجمع عددًا كبيرًا من هذه الخصائص.
فالموظف يكرر العملية نفسها:
فتح الفاتورة → قراءة البيانات → تحديد الحقول → كتابة البيانات → مراجعة → حفظ
بينما يمكن لنظام الذكاء الاصطناعي تنفيذ جزء كبير من هذه العملية آليًا:
رفع الفاتورة → قراءة المستند → فهم المحتوى → استخراج البيانات → التحقق → إرسال البيانات للنظام
وبذلك ينتقل الموظف من دور الإدخال اليدوي المستمر إلى دور المراجعة والإشراف على الحالات التي تحتاج إلى تدخل بشري.
كيف يمكن للذكاء الاصطناعي القيام بعمل مدخل بيانات الفواتير؟
تعتمد حلول معالجة الفواتير الحديثة على مجموعة من التقنيات، من أهمها:
OCR
تقوم تقنية التعرف الضوئي على الحروف بتحويل النص الموجود في الصور والمستندات الممسوحة ضوئيًا إلى بيانات رقمية.
الذكاء الاصطناعي
يمكن استخدام نماذج الذكاء الاصطناعي لتحليل محتوى الفاتورة وتحديد معنى البيانات ومكانها.
معالجة المستندات
تساعد تقنيات معالجة المستندات في التعامل مع الفواتير ذات التصاميم المختلفة واستخراج الحقول المطلوبة.
قواعد التحقق
يمكن تطبيق قواعد للتحقق من البيانات واكتشاف القيم الناقصة أو غير المتوافقة.
مثال عملي: مدخل بيانات مقابل الذكاء الاصطناعي
لنفترض أن شركة تستقبل 2,000 فاتورة شهريًا.
في الأسلوب التقليدي، يحتاج الموظفون إلى فتح كل فاتورة وقراءة بياناتها وإدخالها يدويًا.
إذا استغرقت معالجة الفاتورة عدة دقائق، فإن إجمالي الوقت المطلوب قد يصبح كبيرًا، وقد تحتاج الشركة إلى أكثر من موظف لمتابعة العمل.
أما باستخدام نظام ذكاء اصطناعي لمعالجة الفواتير، فيمكن للنظام تنفيذ عملية الاستخراج بصورة آلية، ثم تحويل الحالات التي تحتاج إلى مراجعة إلى الموظف.
بدلًا من أن يكون الموظف:
مدخل بيانات
يمكن أن يصبح:
مراجع بيانات ومشرف على الأتمتة
وهذا الفرق مهم اقتصاديًا وتشغيليًا.
هل يستطيع الذكاء الاصطناعي استبدال مدخل بيانات الفواتير؟
في كثير من حالات العمل المتكرر، نعم، يمكن للذكاء الاصطناعي أتمتة جزء كبير من العمل الذي كان ينفذه مدخل بيانات الفواتير.
لكن من غير الدقيق القول إن الذكاء الاصطناعي يلغي الحاجة إلى الإنسان في جميع الحالات.
هناك فواتير واضحة يمكن معالجتها آليًا بدرجة عالية، بينما توجد مستندات أخرى قد تحتوي على:
- صور منخفضة الجودة.
- بيانات غير واضحة.
- تصميمات غير معتادة.
- معلومات ناقصة.
- أخطاء في الفاتورة.
- حالات تحتاج إلى قرار بشري.
لذلك فإن النموذج العملي الأفضل غالبًا هو:
ذكاء اصطناعي للمعالجة + موظف للمراجعة والاستثناءات.
ومع تحسن النماذج وارتفاع نسبة المعالجة الآلية، يمكن أن تحتاج المؤسسة إلى عدد أقل من الموظفين لمعالجة نفس حجم العمل.
من 5 مدخلين بيانات إلى موظف واحد للمراجعة
من أهم فوائد الأتمتة أنها تسمح للشركة بإعادة توزيع الموارد البشرية.
بدلًا من تخصيص عدة موظفين لإدخال كل فاتورة يدويًا، يمكن أن يقوم النظام بمعالجة غالبية الفواتير، بينما يتولى عدد أقل من الموظفين مراجعة الحالات التي تحتاج إلى تدخل.
وهذا لا يعني أن كل شركة يمكنها خفض عدد الموظفين بنفس النسبة.
فالنتيجة تعتمد على:
- عدد الفواتير.
- تنوع نماذج الفواتير.
- جودة المستندات.
- عدد الحقول المطلوبة.
- النظام المحاسبي المستخدم.
- نسبة الحالات الاستثنائية.
- مستوى الأتمتة المطلوب.
لكن المبدأ واضح:
كلما ارتفعت نسبة المعالجة الآلية، انخفض الوقت البشري المطلوب لإدخال البيانات.
كيف يمكن للشركات توفير تكاليف إدخال البيانات؟
تكلفة إدخال البيانات لا تقتصر على راتب الموظف.
هناك أيضًا تكاليف مرتبطة بـ:
- التوظيف.
- التدريب.
- الإجازات والبدائل.
- إدارة الفريق.
- مساحة العمل.
- الأجهزة.
- متابعة الجودة.
- تصحيح الأخطاء.
- إعادة إدخال البيانات.
- التأخير في معالجة الفواتير.
عند أتمتة جزء كبير من هذه العملية، يمكن تقليل التكلفة التشغيلية المرتبطة بإدخال البيانات.
كما يمكن للشركة توجيه الموظفين إلى أعمال ذات قيمة أعلى بدلًا من استهلاك وقتهم في إدخال بيانات متكررة.
الذكاء الاصطناعي لا يعمل فقط أسرع، بل يعمل على نطاق أكبر
هناك فرق مهم بين زيادة عدد الموظفين وزيادة القدرة على معالجة المستندات.
في النظام التقليدي، زيادة حجم الفواتير قد تعني الحاجة إلى موظفين إضافيين.
أما في النظام الآلي، فيمكن معالجة حجم أكبر من المستندات دون زيادة عدد الموظفين بنفس النسبة.
وهذا يجعل الأتمتة مهمة خصوصًا للشركات التي تشهد نموًا مستمرًا في عدد الفواتير.
بدلًا من أن يكون النمو:
زيادة الفواتير = زيادة الموظفين
يمكن أن يصبح:
زيادة الفواتير = زيادة حجم المعالجة الآلية + مراجعة بشرية للحالات المطلوبة
ماذا تقدم شركة أنظمة الجودة؟
تعمل شركة أنظمة الجودة على تقديم حلول تقنية لمعالجة المستندات وأتمتة إدخال البيانات باستخدام تقنيات OCR والذكاء الاصطناعي.
ويمكن توظيف هذه الحلول لمعالجة الفواتير والمستندات واستخراج البيانات المطلوبة منها، بدلًا من الاعتماد الكامل على الإدخال اليدوي.
تشمل دورة العمل الممكنة:
- استلام الفاتورة.
- قراءة المستند.
- التعرف على النصوص.
- تحليل محتوى الفاتورة.
- استخراج البيانات.
- التحقق من الحقول.
- تحويل البيانات إلى صيغة منظمة.
- إرسال البيانات إلى النظام المستهدف.
- مراجعة الحالات التي تحتاج إلى تدخل بشري.
- حفظ وأرشفة المستند.
بهذه الطريقة تتحول الفاتورة من مستند يحتاج إلى إدخال يدوي إلى مصدر بيانات يمكن معالجته آليًا.
هل يمكن معالجة الفواتير العربية والإنجليزية؟
نعم، يمكن تصميم حلول لمعالجة الفواتير العربية والإنجليزية، وكذلك المستندات التي تجمع بين اللغتين.
وهذا مهم للشركات في الكويت ودول الخليج، حيث قد تحتوي الفواتير على أسماء عربية وإنجليزية، وأرقام، وبيانات ضريبية، وعملات، وجداول منتجات وخدمات.
وتختلف دقة المعالجة من مستند إلى آخر وفق جودة الفاتورة وتصميمها ووضوح البيانات، لذلك تظل المراجعة الآلية والبشرية جزءًا مهمًا من أي نظام احترافي.
ما الذي يمكن استخراجه من الفاتورة؟
يمكن تخصيص النظام لاستخراج الحقول التي تحتاج إليها المؤسسة، ومنها:
| الحقل | مثال على الاستخدام |
|---|---|
| رقم الفاتورة | تسجيل الفاتورة |
| اسم المورد | ربط المورد |
| تاريخ الفاتورة | القيود المحاسبية |
| الرقم الضريبي | التحقق الضريبي |
| أمر الشراء | المطابقة |
| الأصناف | تفاصيل المشتريات |
| الكميات | التحقق |
| الأسعار | التسجيل المحاسبي |
| الخصومات | الحساب |
| الضريبة | التسجيل الضريبي |
| الإجمالي | المطابقة والدفع |
| تاريخ الاستحقاق | إدارة المدفوعات |
هل الأتمتة مناسبة لكل شركة؟
ليست بالضرورة كل شركة بحاجة إلى المستوى نفسه من الأتمتة.
إذا كانت المؤسسة تستقبل عددًا محدودًا جدًا من الفواتير، فقد يكون الإدخال اليدوي كافيًا.
لكن عندما يصبح حجم المستندات كبيرًا، أو عندما تستهلك عملية الإدخال ساعات طويلة من الموظفين، تصبح الأتمتة أكثر جاذبية من الناحية الاقتصادية.
يمكن التفكير في المشروع من خلال سؤال بسيط:
كم تدفع الشركة اليوم لمعالجة الفواتير، وكم يمكن أن تكلفها العملية بعد الأتمتة؟
المقارنة بين التكلفتين تساعد الإدارة على تحديد الجدوى الحقيقية للمشروع.
هل الهدف هو الاستغناء عن الموظفين؟
الهدف التجاري الأساسي للأتمتة هو تقليل تكلفة العمل اليدوي وزيادة الإنتاجية.
في بعض المؤسسات قد يؤدي ذلك إلى تقليل الحاجة إلى عدد من وظائف إدخال البيانات.
وفي مؤسسات أخرى قد يتم الاحتفاظ بالموظفين ولكن تحويلهم إلى وظائف أكثر إنتاجية، مثل:
- مراجعة البيانات.
- مراقبة الجودة.
- إدارة الموردين.
- متابعة الحسابات.
- معالجة الاستثناءات.
- مراقبة سير العمل.
وبالتالي، يمكن أن تكون النتيجة تقليل عدد الموظفين المطلوبين لنفس حجم العمل أو زيادة حجم العمل الذي يستطيع الفريق الحالي إنجازه.
كيف تعرف الشركة أن الوقت مناسب لأتمتة إدخال الفواتير؟
هناك مؤشرات واضحة، منها:
- وجود عدد كبير من الفواتير شهريًا.
- وجود فريق مخصص لإدخال البيانات.
- تكرار الأخطاء في الإدخال.
- تأخر تسجيل الفواتير.
- قضاء الموظفين ساعات طويلة في العمل اليدوي.
- زيادة عدد الموظفين مع زيادة حجم الفواتير.
- الحاجة إلى البحث السريع في الفواتير.
- وجود أرشيف كبير من المستندات الورقية أو PDF.
إذا كانت عدة نقاط من هذه الحالات موجودة، فقد تكون أتمتة معالجة الفواتير خيارًا يستحق الدراسة.
الخلاصة: مستقبل مدخل بيانات الفواتير يتجه نحو الأتمتة
تتغير وظيفة مدخل البيانات مع تطور الذكاء الاصطناعي.
فالمهمة التي كانت تتطلب موظفًا لقراءة كل فاتورة ونسخ بياناتها يدويًا يمكن اليوم أتمتة جزء كبير منها باستخدام OCR والذكاء الاصطناعي ومعالجة المستندات.
والنتيجة المحتملة للشركات هي:
وقت أقل في الإدخال اليدوي.
سرعة أعلى في معالجة الفواتير.
تقليل الأخطاء الناتجة عن الإدخال اليدوي.
حاجة أقل إلى الموارد البشرية للأعمال المتكررة.
خفض تكاليف التشغيل.
إتاحة الموظفين للأعمال ذات القيمة الأعلى.
وتوفر شركة أنظمة الجودة حلولًا تعتمد على تقنيات الذكاء الاصطناعي لمعالجة الفواتير والمستندات وأتمتة استخراج البيانات، لمساعدة المؤسسات على الانتقال من نموذج الإدخال اليدوي إلى نموذج المعالجة الذكية للمستندات.
في النهاية، السؤال لم يعد فقط:
كم موظفًا نحتاج لإدخال الفواتير؟
بل أصبح:
كم من عملية إدخال البيانات يمكن أتمتتها قبل أن نحتاج إلى موظف إضافي؟
وهنا يمكن للذكاء الاصطناعي أن يتحول من مجرد تقنية حديثة إلى أداة مباشرة لرفع الإنتاجية وتخفيض تكلفة التشغيل.
شركة أنظمة الجودة ذ.م.م
حلول الذكاء الاصطناعي ومعالجة المستندات والأرشفة الإلكترونية
www.qssite.com
55552144
GET IN TOUCH