نظام التراسل الالكتروني الارشيف الصادر والوارد

نظام التراسل الالكتروني الارشيف الصادر والوارد

ان انظمة الاتصالات الإدارية Correspondence System  من اهم الأنظمة التي تحتاجها المؤسسات في القطاع الحكومي والقطاع الخاص، والذي يتتبع الدورة المستندية لأي معاملة او وثيقة.

ومن مميزات نظام التراسل الالكتروني والارشيف :

  •  استلام المعاملة وتسجيلها وتوجيهها
  • متابعة المعاملات بين الإدارات والاقسام المختلفة
  • تعريف أنواع من الجهات التي يتم التعامل معها وجهات الاتصال الخارجية والداخلية.
  • أرشيف الكتروني للمعاملات والوثائق

فوائد نظام التراسل الالكتروني

  • يعتبر نظام الاتصالات الإدارية أساس أي عملية تحول رقمي
  • ميكنة كافة الاعمال المستندية
  • تسريع الإجراءات
  • سرعة البحث

مميزات نظام الارشفة الالكترونية
إنشاء المواضيع والمراسلات وإعطاءها رقما موحدا يمكن طباعته على هيئة باركود Barcode.
ارفاق المستندات الخاصة بالموضوع
حفظ كافة الكتب المسجلة بأرشيف الكتروني خاص
تصنيف مرن ومتنوع
مميزات نظام المتابعة:
التحويل الى الإدارات والاقسام المختلفة لتلقي الردود بكل موضوع على حده
متابعة الإجراءات التي تمت على كل موضوع
حفظ كافة الردود الواردة بمرفقاتها
عمل الردود واضافة المرفقات والمستندات
عرض ومتابعة المواضيع المرسلة وحالتها
استقبال الردود من كافة الإدارات على نفس الموضوع
مراجعة الردود المتأخرة
ارسال اشعار تذكيري (اخطار) للموضوع مع حفظ تاريخ الإخطارات السابقة

مميزات التذكير والتنبيه
اخطار الكتروني الى ضباط الاتصال
اشعارات عن المواضيع التي لم يرد عليها
تنبيهات على المراسلات التي تحتاج لرد، لتذكيره قبل حلول موعد الرد المطلوب.
إمكانية ارسال أكثر من تذكير
مميزات التقارير
تقارير إحصائية عن الكتب الواردة او المتأخرة
تقرير بالكتب التي لم يم رد عليها
رسوم بيانية بحسب الجهات او المواضيع
إمكانية طباعة تقرير عام وتفصيلي
شاشات – Dashboard

أبرز التحديات والمشاكل:
صعوبة البحث والتتبع في المراسلات والمعاملات
عدم وجود آلية تنبيه للرد على المخاطبات في التواريخ المطلوبة
العرضة لفقدان الأوراق والمستندات
تضييع أوقات الموظفين وضعف الإنتاجية
عدم وجود آلية إشراف ومتابعة للموظفين
المميزات التقنية
واجهة سهلة الاستخدام وباللغة العربية
محرك بحث متطور
الوصول فورا لأي وثيقة عن طريق ملصق الباركود Barcode
لا يحتاج تنزيل أي برامج حيث يعمل من خلال تقنية الخدمات السحابية
إمكانية التشغيل على سيرفرات الجهة (On-premises)
إمكانية إضافة أكثر من مستخدم مع تحديد الصلاحيات
آمن وجميع البيانات والوثائق مشفرة SSL
النسخ الاحتياطي للبيانات

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *