في ظل هذا الكم الهائل من الأوراق والملفات والمعاملات المتزايدة بشكل يومي تفقد المنظمة السيطرة على العمل وبالتالي يتم هدر الوقت والجهد علاوة على ضياع وفقدان المعاملات والمستندات المهمة وعدم توفرها وقت الحاجة لها.
من هذا المنطلق أتت التقنية الحديثة لتنظيم وتسهيل وحفظ هذا الكم الهائل من المعلومات من خلال حلول متقدمة تساعد على السيطرة على تدفق المستندات ومتابعة سيرها وأرشفتها واسترجاعها.
تقدم المنصة الرقمية حلولا متكاملة لإدارة الملفات والمستندات وارشفتها للشركات والمؤسسات والقطاعات الحكومية لتحقيق أقصى إنتاجية لدعم الاعمال، فمن خلال تخصصنا وخبرتنا العميقة في مجال الارشفة الالكترونية والمسح الضوئي يمكننا تقديم الدعم والمساندة اللازمة لكم للتحول إلى إدارة الكترونية متكاملة.
سيصبح جدا من السهل فهرسة وتنظيم المعاملات والمراسلات والعقود والفواتير وأرشفتها والاحتفاظ بنسخ الكترونية محمية يمكن الرجوع لها. علاوة على ميزات البحث السريع عن أي مستند أو وثيقة في وقت قياسي وإعادة استعراضها وطباعتها ومشاركتها. مع اطمئنان المؤسسة على وثائقها وملفاتها من خلال الحفظ الآمن للنسخ المصورة والممسوحة ضوئيا، والنسخ الاحتياطي الدائم للملفات.
نقدم لكم الخدمات التالية
- تحليل متطلبات التحول للإدارة الالكترونية للدورة المستندية للمنظمة.
- تحليل متطلبات الأرشفة الالكترونية للمنظمة.
- اجراء الدراسة الشاملة لوحدات الأرشفة للقطاعات التابعة للمنظمة ووحدة الأرشيف الرئيسي وبناء خطة التحول.
- تحليل وضبط عمليات تدفق الوثائق والمستندات داخل المنظمة.
- تطوير نظم الأرشفة الإلكترونية.
- تطوير وحدات التخزين الفيزيائي والبنية التحتية والتخزين السحابي لمراكز المحفوظات والوثائق.
- تطوير وحدات المسح الضوئي والتقاط البيانات.
- إجراء عمليات المسح الضوئي للمستندات والوثائق.
- التدريب ونقل المعرفة على استخدام وتشغيل المنظومات الالكترونية.
- بناء أدلة العمل في إدارة المستندات والأرشفة الالكترونية.
- إدارة وتشغيل خدمات ونظم الارشفة الالكترونية.
- تطوير وتشغيل مراكز الوثائق والمحفوظات.
- إدخال البيانات ورفع الملفات لأنظمة الأرشفة الالكترونية وفهرسة الملفات والوثائق.
- تقديم الدعم والمساندة.
- توفير موظفين متخصصين للأرشفة الالكترونية وإدخال البيانات.
- إتلاف المستندات منتهية الصلاحية.
- النسخ الاحتياطي وحفظ البيانات
“تشكل إدارة الوثائق داخل المؤسسة أهمية كبيرة في تحقيق نجاح المؤسسة وتحقيق أهدافها، نحن نهتم بتوفير الحلول التقنية التي تضطلع بتحول منظومة العمل الورقية والإجراءات داخل المؤسسة إلى بيئة الكترونية متكاملة، تدعم خدمات الأعمال لكل القطاعات وتحقق أقصى فائدة مرجوة وانتاجية عالية مقارنة بالتعاملات التقليدية”
