الأرشفة الإلكترونية

الذكاء الاصطناعي و الأرشفة الإلكترونية

ما هو الذكاء الاصطناعي؟

الذكاء الإصطناعي عبارة عن كوكبة من العديد من التقنيات المختلفة التي تعمل معًا. لتمكين الآلات من الإحساس والفهم والتصرف والتعلم بمستويات ذكاء شبيهة بالإنسان. ربما لهذا السبب يبدو أن تعريف الجميع للذكاء الاصطناعي مختلف: الذكاء الإصطناعي ليس مجرد شيء واحد

تعد تقنيات مثل التعلم الآلي ومعالجة اللغة الطبيعية جزءًا من مشهد الذكاء الإصطناعي. كل واحد يتطور على طول مساره الخاص. وعند تطبيقه بالاقتران مع البيانات والتحليلات والأتمتة. يمكن أن يساعد الشركات على تحقيق أهدافها، سواء كان ذلك تحسين خدمة العملاء أو تحسين سلسلة التوريد

يذهب البعض إلى أبعد من ذلك لتعريف الذكاء الاصطناعي بأنه ذكاء إصطناعي “ضيق” و “عام”. معظم ما نختبره في حياتنا اليومية هو الذكاء الإصطناعي الضيق، والذي يؤدي مهمة واحدة أو مجموعة من المهام وثيقة الصلة. الأمثلة تشمل

تطبيقات الطقس –

المساعدين الرقميين –

برنامج يحلل البيانات لتحسين وظيفة عمل معينة –

هذه الأنظمة قوية، لكن ساحة اللعب ضيقة: تميل إلى التركيز على الكفاءات المحركة. ولكن مع التطبيق الصحيح، يتمتع الذكاء الاصطناعي الضيق بقدرة تحويلية هائلة . ويستمر في التأثير على كيفية عملنا وحياتنا على نطاق عالمي

الذكاء الإصطناعي العام (أو “القوي”)

يشبه الذكاء الإصطناعي العام ما تراه في أفلام الخيال العلمي. حيث تحاكي الآلات الواعية الذكاء البشر، وتفكر بشكل استراتيجي وتجريدي وإبداعي، مع القدرة على التعامل مع مجموعة من المهام المعقدة. بينما يمكن للآلات أداء بعض المهام بشكل أفضل من البشر (مثل معالجة البيانات). فإن هذه الرؤية المحققة بالكامل للذكاء الإصطناعي العام لا توجد بعد خارج الشاشة الفضية. لهذا السبب يعد التعاون بين الإنسان والآلة أمرًا بالغ الأهمية في عالم اليوم. يظل الذكاء الإصطناعي امتدادًا للقدرات البشري، وليس بديلاً

تعريف الأرشفة

 بشكل عام، الأرشفة هي عملية نقل البيانات التاريخية من بيئة التشغيل إلى بيئة أرشيفية خاصة. ويمكنك نقل كشوف الحسابات المصرفية القديمة من المكاتب إلى صناديق الأرشفة. في المكتب، يمكنك تخزين نسخ ورقية قديمة من طلبات الشراء في غرفة بعيدة عن مكتبك. فقط لأنك لم تعد بحاجة إلى المعلومات في عملك اليومي، لا يعني أنه يمكنك التخلص من المعلومات. فيما يتعلق بالبيانات الإلكترونية في نظام الخاص بك

الأرشفة تعني نقل البيانات التاريخية من الشركة العاملة إلى شركة أرشفة خاصة. بهذه الطريقة، ستكون البيانات التاريخية بعيدة عنك وسيتم تخزينها بأمان. لتحرير مساحة القرص على جهازك بعد أرشفة البيانات. يمكنك أيضًا نقل البيانات التاريخية إلى وسيط خارجي، مثل شريط أو قرص مضغوط

تعريف الأرشفة الإلكترونية

(EDMS)يعتقد الناس أن الأرشفة الإلكترونية

هي عملية تحويل المستندات والمستندات الورقية إلى مستندات إلكترونية. عن طريق المسح الضوئي من خلال الماسحات الضوئية والتخزين من خلال تداول وسائط التخزين. ووفقًا لهذا الاعتقاد. فإن العديد من المؤسسات الحكومية والخاصة تؤمن بلا شك بأنها تقوم بأرشفة إلكترونية لجميع ملفاتها ووثائقها الورقية وأنها على استعداد لدخول العالم الرقمي وشن الحرب الإلكترونية

حقيقة المفهوم . بافتراض أنها تتعارض مع العصر الحديث المليء بالمستندات الإلكترونية المؤرشفة. بالفعل على وسائط تخزين إلكترونية لا تتطلب منا أي عمليات مسح ضوئي. فهل هذا يعني أنها مؤرشفة إلكترونياً؟ إذا كان الأمر كذلك. حيث لا توجد حاجة لأنظمة إدارة المحتوى أو أنظمة الأرشفة الإلكترونية. ويتم حفظها فقط على القرص الصلب لجهاز الكمبيوتر الخاص بك وينتهي الأمر

في الواقع. الأرشفة الإلكترونية وفقًا لهذا المفهوم ، يتم ممارستها في جميع العمليات في حياتنا اليومية عندما نكتب رسالة إلى أي شخص نتعامل معه. هنا يمكن تعديلها وتغييرها. ولكن بمجرد إرسال هذه الرسالة إليه أصبح سجلًا. لا يمكن تعديله لأنه بالفعل تم إرسالها وهنا نتحدث عن تقصير فترة الاحتفاظ بالسجل المؤرشف. أو زيادته وعدم الموافقة والحفظ وطريقة تخزينه

فإن الأرشفة الإلكترونية: هي ببساطة عملية إدارة السجلات. التي تضمن الحماية والصيانة وإمكانية الوصول وتبدأ من لحظة إنشاء المستند وانتهائه. يتم الاحتفاظ به إلى الأبد

ليس فقط في الحجم أو المسح. يمكن تعريف الأرشفة الإلكترونية على أنه معلومات يتم تسجيلها وصيانتها وإدارتها بواسطة الشخص أو الهيئة أو المؤسسة. إما لأغراض قانونية أو لقيمتها للأعمال. السجلات التي لم تعد موجودة في أي مؤسسة تظل مقتصرة على الورق فقط. ولكنها تتضمن الآن عددًا من مصادر المعلومات التي لم تعد مهمة. مثل: المستندات الورقية، وقاعات البريد، والرسائل الفورية، وصفحات الويب، والمعلومات المرسلة عبر الشبكات الاجتماعية. كل هذا قد يتم تسجيل المعلومات وفقًا لأهميتها.

استراتيجية الأرشفة الإلكترونية

الأرشفة الإلكترونية للبيانات التاريخية عملية لا رجوع فيها. بعد نقل البيانات إلى شركة الأرشيف، لا يمكن إعادة تحميل البيانات مرة أخرى إلى الشركة العاملة. للأرشفة تأثير مباشر على إمكانية الوصول إلى المعلومات وتوافرها. لذلك، يجب عليك تحديد استراتيجية أرشفة قوية تتناول ثلاث موضوعات رئيسية: ماذا ومتى ومن

بالطبع لا يجب أن تكون جميع معلومات التسجيل ضرورية. وإلا فسوف تظهر لنا كمية هائلة من السجلات المؤرشفة التي قد لا تجد مكانًا لحفظها. لكي تتبنى الأعمال استراتيجية واضحة لإدارة السجلات المؤرشفة هي

حدد المعلومات التي قمت بتسجيلها وماهي مصادرها –

حدد الفئات الضرورية لوضع تلك السجلات في البني سجلات الأرشفة –

يتم تحديد الوقت الذي يستغرقه الاحتفاظ بهذه السجلات لكل تصنيف ولا داعي للاحتفاظ بالسجلات إلى الأبد دون مبرر واضح –

حدد الإجراء المطلوب لإتلاف السجلات المؤرشفة عند انتهاء فترة الاحتفاظ –

تدريب وتعليم جميع الموظفين في المنشأة وإدراكهم لأهمية المعاهدة وما هي السجلات التي ينبغي الاحتفاظ بها –

ما هي البيانات التي يمكن أرشفتهاإلكترونياً أو حذفها

تستخدم الأطراف المختلفة المرتبطة بشركتك المعلومات بناءً على المعاملات المالية واللوجستية التي حدثت في الماضي. قبل أرشفة هذه المعلومات أو حذفها، يجب عليك التحقق من الحاجة إلى المعلومات. عادة، لديك ثلاث خيارات

الأرشفة والحذف –

حذف –

أرشفة فقط –

استخدام الخيار 1 أو 2 يجعل الأرشفة لا رجوع فيها. على سبيل المثال، إذا قمت بالأرشفة فقط لأنك تريد معاينة النتائج، فيمكن إجراء الأرشفة عدة مرات

بالإضافة إلى أرشفة إلكترونية للبيانات اللوجستية والمالية، ويمكنك أرشفة البيانات العامة

متطلبات العمل في الأرشفة الإلكترونية

تحدد متطلبات عملك ما يجب تخزينه ومدة ذلك. على سبيل المثال. إذا كان لديك حالة ضمان على مشاريعك لمدة خمس سنوات. فقد يُطلب منك إبقاء مشروعك مفتوحًا خلال هذا الوقت. أو يمكنك الاحتفاظ بالمشروع في شركة أرشيف.

 لذلك، إذا كان يجب أن يظل المشروع مفتوحًا. فلا يمكن أرشفة إلكترونية لأي معلومات متعلقة بالمشروع، بما في ذلك الطلبات ومعاملات التكامل. يجب أن يقرر كل مدير أعمال كم من الوقت يجب تخزين البيانات في بيئة تشغيلية للوصول السريع. يجب أيضًا سرد متطلبات إعداد التقارير

المتطلبات القانونية في الأرشفة الإلكترونية

في معظم البلدان، تنطبق المتطلبات القانونية على البيانات المالية. قد تطلب السلطات الضريبية تخزين البيانات المالية لأقل عدد من السنوات. بالإضافة إلى ذلك. في مجالات محددة من الأعمال، مثل: الأغذية والمشروبات أو الطيران. تحتفظ الحكومات بمتطلبات قانونية محددة، والتي تؤثر على استراتيجية الأرشفة الإلكترونية الخاصة بك

متطلبات المستخدم في الأرشفة الإلكترونية

يعتمد المستخدمون أيضًا على المعلومات التاريخية. على سبيل المثال: قد يحتاج موظف خدمة العملاء ، إلى الحصول على معلومات الشحن. لمدة تصل إلى عام واحد في الماضي لمعالجة استفسارات العملاء بدقة. يجب أيضًا مراعاة هذه المتطلبات عند تحديد ما يمكن أرشفته إلكترونياً

من يمكنه أرشفة البيانات

نظرًا لأن الأرشفة الإلكترونية عملية لا رجوع فيها، فإن الأمر ينطوي على مخاطر معينة. على سبيل المثال، ماذا لو بدأ أحد موظفيك جلسة أرشفة عن طريق الخطأ؟ لهذا السبب، يجب عليك تحديد الشخص المخول لأرشفة البيانات وحذفها، ثم إعداد هذه التراخيص LN باستخدام الوظائف التي يوفرها

نظرًا لأنه لا يجب إجراء تغييرات أخرى على البيانات المؤرشفة إلكترونياً. يجب أيضًا تقييد الوصول إلى شركة الأرشيف على إذن القراءة فقط لمعظم المستخدمين

خطوات إدارة الأرشفة الإلكتروينة

أصبح تتبع مستندات شركتك مهمة بدوام كامل ومتاعب يومية. نظرًا لأنه يتم الآن تخزين معظم البيانات عبر الإنترنت، فمن المعقول فقط أن تهتم الصناعات بالمعلومات الحساسة وكيفية حمايتها

مع النمو الهائل للبيانات بأشكالها العديدة ومن مصادر متنوعة، أصبح تحديد السجلات المهمة والحفاظ عليها أمرًا صعبًا بشكل متزايد. فيما يلي 9 خطوات يمكنك اتباعها لتحقيق نظام إدارة سجلات ناجح ومستدام

حدد من سيدير ​​العمليات والسجلات –

تنظيم الملفات الموجودة والتخلص من الملفات غير الضرورية –

 تقديم معلومات صحيحة ومتسقة وشاملة –

تأكد من أن المستخدمين يمكنهم بسهولة تحديد موقع سجلاتهم واستردادها –

قم بإنشاء جدول زمني للاحتفاظ والتدمير لملفاتك –

ضمان التخلص الآمن من المستندات عديمة الفائدة والمنتهية الصلاحية –

احم بياناتك المهمة عن طريق إنشاء خطة للتعافي من الكوارث –

قم بتدريب فريقك بعد تنفيذ خطة إدارة السجلات الجديدة –

راقب برنامج إدارة السجلات الخاص بك وقم بتحديثه باستمرار –

الفرق بين الأرشفة الإلكترونية والنسخ الاحتياطي

 تتشابه عمليّة الأرشفة الإلكترونية، مع عمليّة النسخ الاحتياطي للملفات إلى حدٍ كبيرٍ، إلا أنهما تختلفان في استخدام البيانات. حيث إن البيانات المؤرشفة. هي البيانات التي لا تُستخدم بشكل مُنتظم، ولكن لا يرغب المُستخدِم في حذفها. لذلك يتم نقلها إلى جهاز تخزين مُنفصل للاحتفاظ بها على المدى الطويل. ويُمكن الوصول إليها عند الحاجة، ولكن ليس بنفس سهولة النسخ الاحتياطي. الذي يتم فيه أخذ نسخة من البيانات التي تُستخدم بانتظام، ويتم الرجوع إليها عند فقدان النسخة الأصليّة من البيانات